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RPA 在 5 大典型业务中的 33 个应用场景

数字化时代,RPA、AI、大数据、物联网等新技术被融入产品、服务与流程中,驱动着各行各业变革新生。

全球范围的数字化转型正如火如荼,数字经济已成为全球经济增长的重要驱动力。

传统企业数字化基础薄弱,业务流程通常较为依赖人工手动操作,成本高、耗时长、效率低、还易出错。这不仅导致企业利润低下,也增加了企业的脆弱性。

为了在日趋激烈的市场竞争中站稳脚跟,转型升级、降本增效已成为多数企业的普遍共识。

波士顿咨询公司(BCG)的研究显示,数字化转型领导者的收入增长是数字化转型落后者的 1.8 倍,是企业总价值增长的两倍多。

数字化是信息化的产物,也是企业高质量发展的重要引擎,更是构建智慧企业的首要前提。

企业进行数字化转型,能够更加清楚业务运行的方向和规模发展情况,通过数据更好地预判业务发展潜力,及时发现问题并进行调整,增强适应能力和转向能力,提升市场竞争力。

1数字化转型中的 RPA


眼下,尽管企业数字化转型是大势所趋,但中小企业由于资金、技术有限,积极性依然不高。不少中大型企业在推进数字化转型的过程中,受冗杂流程及系统集成限制等影响,效果似乎也不太明显。

据埃森哲研究发现,目前仅有 7% 的中国企业数字化转型成效显著,大部分企业转型成果依然有限。

随着科技的发展,RPA 为企业数字化转型提供了一种相对简单、快捷、高效、省钱的新方案。

RPA 能够充当各系统应用间的“摆渡车”,在不影响企业原有 IT 系统结构的同时,解决接口缺失及数据迁移等问题,助力企业加快数字化转型。

2RPA 的 5 大业务场景


Part.01

财务共享服务中心(FSSC)

1.往来核对与核销

RPA 每月结账前自动从内部系统下载往来信息,对单位往来条目进行核对,并自动在系统内核销。

2.供应商数据管理

RPA 根据供应商提供的关键信息,自动创建数据档案,并进行管理和维护。

3.固定资产管理

RPA可批量更新资产卡片,在系统内自动维护资产折旧、转移、报废等信息。

4.应收账款对账

RPA 财务机器人从企业财务系统中获取应收数据及银行回单或流水中的实收数据,按照账号、打款备注等信息进行自动对账,并标注差异。

5.银行对账

RPA 将取得的银行流水、银行财务账数据进行核对,自动出具银行余额调节表。

6.银行回单下载

RPA 机器人自动下载电子版银行回单,并按交易拆分好之后,进行标准命名,保存到指定文件夹。

7.税务申报

RPA 可自动在企业系统中采集税务数据,计算税金,生成凭证,准备报税材料等。


Part.02

人力资源共享服务中心(HRSSC)

1.招聘管理

RPA 可帮助 HR 快速分发招聘信息,筛选应聘简历,通知应聘人复试。实现招聘自动化管理,减少手动操作,提高人才招聘率。

2.考勤管理

RPA 可自动执行数据统计,并核验记录。一旦发现数据信息异常,RPA 会立即发送邮件给相关负责人,以便负责人及时进行调整,更有效地管理员工考勤。

3.个税申报

RPA 可自动从维护好的纳税主体信息表中,提取出公司信息后登陆个税 PC 端,进行零税额个税申报,并在申报完成后,将申报结果记录在指定的表中。

4.差旅费用管理

差旅费用流程通常依靠手动操作,常会遇到收据缺少、政策外支出、捕获信息有误、延迟报销等问题。RPA 可将个人费用与组织内外不同系统的预定义规则和法规进行比较。通过 OCR 从纸张、票据读取文本、图像,自动进行验证与匹配。

5.社保公积金结算

HRSSC 每月需要核对校验每张结算单,把问题数据单独摘出,然后把所有结算单数据合并成一张报表。RPA 机器人可完成结算单数据格式校验,汇总报表制作,系统导入文件制作以及导入业务系统等一系列业务的操作。

6.工资单发放

大多数工资核算流程都是基于规则,涉及大量数据输入。薪资、福利管理、奖励和报销、福利发票核对都可以由机器人自动跟踪和生成,实现“薪酬自动化”,以提高准确性并缩短处理时间,尤其是当公司拥有大量员工时。

7.离职管理

RPA 可以整合所有离职人员的数据并反馈给下游系统,生成离职文档,撤销系统访问权限;还能帮助 HR 将员工档案信息录入到电子系统当中,分类管理并设定重要提醒,定期维护更新。


Part.03

IT服务

1.日常维护和监控

RPA 可对服务器、应用程序和其他系统进行例行检查,确保它们正常运行。机器人自动标记所出现的问题,在用户反馈问题前,通过邮件等方式及时发送给相关运维人员。

2.文件夹监控

RPA 代替人工执行文件夹监控,提高处理效率和准确性。机器人监控特定目录,当上游系统产生输入文件时,RPA 将自动读取文件,登录到下游系统,并进行文件导入等后续操作。

3.备份和恢复

应用 RPA 自动执行该流程,有助于节省团队时间,并减少因重复任务而导致的人为错误。一旦工作流与自动化集成,备份和恢复工作就可以自动、准确地执行。

4.电子邮件处理和分发

手动创建电子邮件 ID 会耗费大量时间。RPA 可遵循工作流创建电子邮件 ID,自动在电子邮件系统添加新用户。其中包括在创建电子邮件 ID 并将其添加到组织内的不同分发列表之前验证用户凭据等一系列步骤。

5.密码重置和解锁

RPA 可以管理这些任务,交叉验证用户的详细信息并重置密码或解锁帐户。不仅减少了用户的等待时间,还节省了 IT 部门的时间,使其专注于其他重要任务。

6.批处理

批处理涉及调度非交互式作业以优化计算资源的使用。IT 部门可以使用 RPA 来自动执行诸如重启和恢复、文件管理、安全系统集成、发送操作通知和分类服务等任务。

7.自动化测试

常见的测试场景都可以使用 RPA 工具自动执行,在每个版本之后运行测试,可确保新的缺陷不会引入代码中。


Part.04

供应链管理

1.订单管理

供应链的订单处理部分基本上由三个部分组成,产品选择、交付过程订单确认。RPA 可使订单处理过程自动化,信息将会直接被提取到公司数据库中,机器人随后自动发送电子邮件和短信确认以便下订单。

2.库存管理

RPA 可以通过在库存水平上设置选项卡,在产品库存水平较低时通知经理,以及自动重新排序低于特定阈值水平的产品来简化库存管理。为企业打造高效的库存管理流程,并始终保持更新以适应需求高峰。

3.供应商选择

RPA 可帮助员工完成供应商选择流程(准备报价请求、分析供应商文档、供应商评估以及信用审查)。只需要执行指定项目的初始阶段进行人工操作,供应商列表、评估报告等将会由机器人自动生成。

4.物流查询

RPA 可实现从电子邮件开始,到了解客户需求、登录 ERP 系统,向客户传达确切状态的全流程自动化。极大地节省了工时以及人力投入,显著提升效率。

5.开票处理

RPA 机器人无需人工干预,即可自动将销售发票和采购订单过账到会计系统,使开票流程更加快速、有效,缩短客户等待时间,提高支付效率。

6.账单核对

RPA 自动进行账单核对,将识别到的不一致之处及时通知相关负责人,并在付款完成后通过邮件提醒会计人员及客户。


Part.05

采购管理

1.订单处理

手动创建采购订单,可能会出现订单信息不一致,订单处理延迟,录入数据出错或遗漏等情况。RPA 代替人工创建采购订单,自动提取清单中所需的物料信息,录入数据并生成订单,而后通过电子邮件发送给相关负责人进行审核,并将订单反馈给采购部门。

2.供应商准入审核

企业供应商规模大,需对其资质审核。RPA 可自动了解供应商相应的证照信息,管控信息和质量标准信息等;对比失败的信息会被系统驳回,并发邮件通知。

3.供应商对账

人工设置好对账触发时间,RPA 机器人登录财务模块,查询供应商信息并导出,自动向供应商发送邮件,完成对账提醒。

4.合同管理

RPA 可实现销售合同的自动录入及比对,原来手动模式转变为在线、自动生成模式,高效精准。另外,电子合同可降低寄送和纸张成本,且便于统一管理。

5.询价比价

传统模式下比价流程繁琐、耗时,RPA 将询价单在线交给系统,供应商在线报价后,再由系统自动汇总报价。

6.发票处理

发票查验通常需要财务人员将发票逐一验证并上传结果,由负责人审核后,将通过的发票标记为已完成。RPA 可自动识别、读取发票信息、验真,减少发票处理过程中 80% 的人工操作。如果字段匹配,RPA 则自动将发票过账到财务系统并形成日志。